Les événements en plein air permettent à vos invités de profiter de l’air frais. C’est aussi un bon moyen de mettre en valeur la beauté naturelle de votre environnement. L‘organisation d’un tel événement peut s’avérer délicate. Découvrez notre guide ultime sur la façon d’organiser un événement en plein air réussi, quel que soit le cadre dans lequel vous vous trouvez.
Planifiez votre événement bien à l’avance
La première étape pour organiser un événement en plein air réussi est de le planifier bien à l’avance. Pour la plupart des événements en plein air, la météo est un facteur crucial. Vous devez également tenir compte de la période de l’année et de la saison de culture dans votre région. Vous devez également prendre en compte le temps dont vous aurez besoin pour planifier l’événement, surtout s’il s’agit d’un grand événement.
Dans le cas d’un événement en plein air, la location de tentes est également indispensable. Pour trouver les bons modèles, adressez-vous à l’entreprise D.TH LOCATION. Elle met en location des équipements et des acessoires nécessaires à l’événement en plein air : éclairages, mobilier, objets décoratifs… Elle propose également la décoration de la salle de réception, ainsi que la location de patinoires et de chalets.
Déterminez l’emplacement et délimitez l’espace
Lorsque vous organisez un événement en plein air, son emplacement est un élément à ne pas négliger, surtout en ce qui concerne la température et l’ensoleillement. Par la suite, procédez à la délimitation de l’espace suffisant pour accueillir votre événement, en choisissant bien les décorations ou les meubles sur lesquels ils pourront s’asseoir.
Planifiez l’éclairage et la sonorisation
L’éclairage extérieur, est un élément à ne pas négliger au cours de l’organisation d’un événement en plein air. En été, cela peut rendre votre événement chaleureux et accueillant. Cependant, en hiver, il est bon de garder quelques éléments à l’esprit :
– Le meilleur moment pour allumer les lumières : environ une heure avant le début de l’événement ;
– L’utilisation des lumières chaudes qui se fondent dans votre environnement.
En ce qui concerne la sonorisation, ses équipements sont choisis en fonction de la taille de votre événement. Vous pouvez même vous servir d’un système audio, en cas de besoin.
Choisissez bien les décorations et les divertissements
La décoration est un élément-clé de tout événement en plein air. Selon le type d’événement que vous organisez, différents types de décorations peuvent convenir. Si vous organisez un gala de jardin, par exemple, vous pouvez opter pour des décorations de type architectural. En revanche, dans le cas d’un dîner en plein air plus décontracté, les décorations de jardin seront peut-être plus adaptées. Parmi les autres types de décorations qui s’adaptent aux événements en plein air, citons les fleurs, les lumières et les œuvres d’art extérieures.
Vous devez également tenir compte des divertissements proposés lors d’un événement en plein air. S’il s’agit d’un grand événement, vous avez l’embarras du choix en termes d’animations : DJ, groupes ou feux d’artifice. Vous pouvez également ajouter d’autres types de divertissement, comme des jeux ou des invités spéciaux.
Gérez la logistique
Dans le cadre de l’organisation d’un événement en plein air, vous devez prévoir suffisamment de places assises. Si besoin est, n’hésitez pas à opter pour la location de chaises. Si votre événement a lieu en été ou pendant une autre saison chaude, utilisez des auvents au-dessus des sièges, des arbres ou d’autres ombrages naturels, ou encore des structures d’ombrage.
Lors d’un événement en plein air, assurez-vous d’avoir suffisamment d’eau pour vos invités. Pour ce faire, vous pouvez mettre en place un système de distribution d’eau, comme une station d’hydratation ou des bars à eau.
Prévoyez un plan B en cas de pluie
Dans le cas de l’organisation d’un événement en plein air, l’établissement d’un plan pluie est indispensable. De cette façon, vous pouvez prendre les dispositions nécessaires pour garantir le bon déroulement de votre fête. En voici quelques exemples :
– Déplacer l’événement à l’intérieur ;
– Reporter l’événement pour un jour plus sec ;
– Reprogrammer l’événement dans un autre lieu ;
– Annuler entièrement l’événement.
Faites le bon choix de nourriture et de boissons
L’organisation d’un événement en plein air implique entre autres la détermination des boissons et des repas à servir aux invités. Pour réchauffer vos convives, optez pour des aliments grillés ou de la soupe. En ce qui concerne les boissons, privilégiez du whisky, du chocolat chaud, du grog chaud, etc. Vous pouvez aussi proposer des salades ou des fruits de mer pour un événement en plein air.
