Que cela soit dans un objectif caritatif ou lucratif, vous pourrez être amené du jour au lendemain à organiser un concert ou un spectacle. Pour réussir l’organisation d’un tel évènement, vous devrez vous préparer et savoir les différentes étapes à suivre pour ne pas passer à côté. À cet effet, voici un billet qui vous renseigne sur comment procéder pour réussir l’organisation d’un concert ou d’un spectacle.
Trouver le lieu abritant le concert
Pour réussir, l’organisation d’un concert, la toute première chose à faire est de rechercher le lieu convenable pour l’abriter. Qu’il s’agisse d’une scène de musique actuelle, d’un lieu auto-gyre, ou encore d’un café-concert, vous devrez chercher à savoir les contacts des responsables de ces lieux.
En fonction de la salle ou de l’espace choisi, vous aurez sûrement une proposition de formule. Il pourrait s’agir par exemple de la mise à disposition complète de la location et du personnel (technicien, lumière, barman…). Il vous reviendra de frapper à toutes les portes pour rechercher et trouver un meilleur compromis avec ceux qui gèrent l’espace afin que chaque partie soit gagnante dans l’organisation du spectacle. Pour mieux vous aider dans ce sens, vous pouvez contacter un professionnel comme Ateliers Terres Neuves.
Décider de la rémunération des groupes qui doivent prester
Si l’organisation de votre spectacle vous oblige à faire venir un groupe dans votre ville, il est important d’anticiper sur toutes les sources de mauvaises surprises. Pour cela, veuillez définir plusieurs jours à l’avance, la façon dont vous allez rémunérer la troupe. Vous pouvez aussi entreprendre des démarches de négociations qui vous permettront de réduire le montant à payer tout en restant raisonnable.
Définissez avec le groupe, le type de deal que vous comptez mettre en œuvre pour la réalisation concrète de votre projet. À cet effet, plusieurs formules peuvent être utilisées. Certains organisateurs misent sur les pourcentages d’entrée, tandis que d’autres préféreront que le groupe soit rémunéré en fonction de la souscription des invités.
Faire une planification du budget de la soirée
Il s’agit ici du point le plus important dans l’organisation d’un concert ou spectacle. Après avoir trouvé le lieu d’organisation de la manifestation ainsi que les coûts des groupes, il faut à présent étudier le montant global que doit coûter la soirée. Cela doit se faire avant que vous ne vous lanciez dans l’aventure au risque de vous faire surprendre.
Pour cela, définissez clairement le budget de promotion, le coût de chaque groupe qui preste, la location de la sonorisation, celle de la salle, de l’hébergement, etc. Posez-vous la question sur la capacité maximale de la salle, cherchez et fixez le prix idéal d’entrée… Pour finir, ne commettez pas l’erreur de penser que votre soirée sera nécessairement complète. À cet effet, il faut prévoir une marge de sécurité pour les dépenses imprévues.
Mener les démarches administratives et organiser l’équipe.
Une fois après avoir tout apprêté pour la réussite de l’organisation du concert ou du spectacle, vous devrez maintenant mener des démarches administratives en vue de prendre une autorisation à cet effet. Ainsi, vous payerez un certain montant en fonction du lieu et du jour où le concert devrait avoir lieu.
Après l’obtention de cette permission, il vous reviendra de mettre votre équipe d’organisation sur la place pour la réussite de l’évènement. Prévoyez donc une équipe efficace et vigilante qui pourra vous accompagner avant, pendant et juste après le spectacle dans le rangement jusqu’au nettoyage du lieu. N’oubliez pas que le nombre de personnes que vous devrez recruter sera fonction de l’envergure du spectacle. À titre illustratif, plus la salle sera importante, plus il faudra de personnes pour veiller sur le bon déroulement des choses.
