Organiser un festival ne s’improvise pas. Pour assurer sa réussite, vous devez respecter certaines étapes. À part cela, vous devez vous conformer à un certain nombre d’obligations légales telles que le remplissage d’une formalité déclarative et la souscription d’une assurance. Voici donc les points à considérer pour mener à bien la préparation de cet événement.
Le thème du festival
La définition de la thématique est la première étape à franchir lors de l’organisation d’un festival. Grâce à cela, vous pouvez facilement rallier d’autres personnes, institutions, ou encore d’autres associations à votre projet. Le thème de votre festival dépend des objectifs que vous souhaitez atteindre. La durée de la manifestation ainsi que le lieu où il se déroulera sont d’une grande utilité dans la détermination de ce thème.
Festival de musique, de cinéma, de théâtre, de danse, etc., vous avez l’embarras du choix. Par ailleurs, le thème de votre festival peut vous aider à trouver son nom.
Le choix des intervenants
Le choix des intervenants du projet est l’étape la plus simple lors de l’organisation d’un festival. En effet, il faut tout simplement se baser sur le thème choisi préalablement.
Si vous préférez des artistes rémunérés, nous vous conseillons de vous tourner vers des intervenants ayant une bonne réputation. Et n’oubliez pas de signer un contrat d’engagement afin d’éviter toute sorte de conflit. Cependant, si vous avez un budget limité, misez sur des artistes amateurs.
La programmation
La programmation est en quelque sorte le principe directeur qui garantit l’aboutissement de votre festival. Avec un programme bien établi, votre événement sera une totale réussite.
Toutes les contraintes techniques, les cachets des artistes rémunérés ainsi que les décisions prises lors de la conclusion du contrat doivent être pris en considération par cette programmation.
Le budget à prévoir
Pour réussir l’organisation de votre festival, vous devez examiner attentivement la question budget. Grâce au budget prévisionnel, vous aurez un aperçu complet des dépenses liées à votre événement comme la rémunération des intervenants, la location d’un terrain, le transport du matériel événementiel, etc. Cela vous donnera également la possibilité d’estimer les recettes provenant de la billetterie, de la location de stands, de la vente d’espaces publicitaires… En prêtant une attention particulière à votre budget, vous pourrez facilement évaluer la faisabilité de votre projet.
Si vous cherchez un fournisseur de matériel événementiel, contactez directement l’entreprise EST ÉVÉNEMENT.
Les obligations légales à remplir
Certaines obligations doivent être remplies pour pouvoir organiser un festival :
-
- La demande d’autorisation auprès de la préfecture ou de la mairie ;
-
- La demande d’une licence de débit de boissons ;
-
- La demande de l’autorisation de la SACEM si vous prévoyez de diffuser ou interpréter des œuvres musicales. Dans ce cas, vous devez payer des droits de diffusion. Il en est de même si l’œuvre figure parmi le répertoire de la SACD.
-
- Une déclaration portant sur la mise en place de chapiteaux ;
-
- La veille à la sécurité du festival ;
-
- La souscription d’un contrat d’assurance.
La question de communication
La communication contribue grandement à la réussite de votre festival. Vous devez donc utiliser différents supports de communication pour promouvoir efficacement cet événement. Pour cela, vous avez de nombreuses possibilités :
-
- Les supports de communication classiques : les affiches, les banderoles, les flyers, les plaquettes, les prospectus, la presse, la radio, la télévision, etc.
-
- Les canaux de communication en ligne : votre site internet, les newsletters, les réseaux sociaux, les campagnes emailing…
Bon à savoir : peu importe le support de communication que vous choisissez, veillez à ce que le contenu de votre annonce soit bien soigné. Les informations que vous donnez doivent être complètes.
La billetterie
Pour une meilleure vente de billets, vous devez combiner à la fois la billetterie en ligne et la billetterie manuelle sur place. Grâce à cela, vous bénéficierez de deux avantages, notamment si vous accueillez plus de 1 500 personnes : éviction des files d’attente et gain de temps.
